Coordonnateur des subventions

L'International Rescue Committee (IRC) répond aux pires crises humanitaires du monde, en aidant à rétablir la santé, la sécurité, l'éducation, le bien-être économique et le pouvoir des personnes dévastées par les conflits et les catastrophes. Fondée en 1933 à l'appel d'Albert Einstein, l'IRC est l'une des plus grandes organisations humanitaires non gouvernementales (ONGI) internationales au monde, travaillant dans plus de 40 pays et plus de 25 villes américaines pour aider les gens à survivre, à reprendre le contrôle de leur vie. l'avenir et renforcer leurs communautés. Force pour l’humanité, les employés d’IRC ont un impact durable en rétablissant la sécurité, la dignité et l’espoir pour des millions de personnes. Si vous êtes un acteur du changement passionné et axé sur les solutions, rejoignez-nous pour avoir un impact positif sur la vie de millions de personnes dans le monde pour un avenir meilleur.

L'IRC a ouvert ses bureaux au Burundi en 1996 et s'est initialement concentré sur les interventions vitales et la fourniture d'une assistance immédiate aux réfugiés et aux personnes déplacées. L'IRC Burundi se concentre désormais sur des interventions orientées post-conflit afin de soutenir la transition du pays vers une paix et une stabilité durables.

IRC Burundi a eu un programme post-conflit dynamique englobant la prévention et la réponse à la violence basée sur le genre, la protection de l'enfance, la cohésion sociale, la protection et l'État de droit, la reprise économique et le développement (ERD) ainsi que la santé environnementale. Les clients sont des populations vulnérables et marginalisées, notamment des réfugiés, des déplacés internes, des rapatriés et d'autres catégories vulnérables telles que les femmes, les enfants et les jeunes. IRC travaille avec le gouvernement burundais, des partenaires locaux et internationaux pour accroître la protection, l'autonomisation économique et la cohésion sociale de ces groupes. L'IRC a son bureau principal à Bujumbura, servant non seulement de siège mais également de base pour les programmes à Bujumbura Rural. Les bureaux extérieurs sont situés à Gitega, Muyinga et Ruyigi.

Le coordonnateur des subventions occupe un poste clé qui soutient le programme pays de l'IRC Burundi pour parvenir à une programmation et une prestation de services de haute qualité. Les principaux objectifs de ce poste sont de soutenir et de coordonner la conception du programme, l'élaboration de propositions, la gestion des subventions (y compris les exigences de conformité et les rapports), la communication interne et externe.

Le portefeuille actuel de l'IRC Burundi est actuellement composé de 7 subventions et contrats provenant d'une variété de donateurs privés, bilatéraux et multilatéraux. L'unité des subventions, composée du coordonnateur des subventions, de deux gestionnaires et de deux agents, est chargée d'assurer le développement des affaires, la gestion des subventions et des contrats, les sous-subventions et la communication avec les donateurs. Le coordonnateur des subventions dirige l'équipe et coordonne plus spécifiquement le développement de nouvelles propositions de projets conformément au plan d'action stratégique (PAS) du programme pays. Cela comprend l'évaluation des opportunités de financement (proactives et réactives), l'analyse de la capacité organisationnelle à entreprendre des projets et la direction du processus global d'élaboration de propositions.

Le coordonnateur des subventions supervisera directement et/ou techniquement l’équipe des subventions. Il/elle travaillera en étroite collaboration avec les coordonnateurs techniques du programme, le personnel de S&E et les coordonnateurs de terrain ainsi qu'avec les unités de soutien dans le pays et les collègues régionaux concernés du siège (y compris les conseillers techniques, l'équipe régionale de soutien au programme et le conseiller principal en développement de propositions) dans le cadre du projet. l'exercice de leurs fonctions. Ce poste relève du Directeur adjoint des programmes et sera basé à Bujumbura avec des déplacements réguliers sur les sites des projets.

Principales responsabilités

Développement des affaires

• Rechercher et maintenir des informations sur les stratégies des donateurs et les opportunités de financement au niveau national, en collaboration avec les coordonnateurs du programme et en coordination avec le chef régional du développement des affaires et le directeur de la gestion des récompenses.
• Collaborer avec le CD, le DDP et le responsable régional du développement commercial pour maintenir un engagement régulier avec les principaux donateurs au niveau national et se prépositionner pour les principales opportunités de financement.
• Actualiser périodiquement la stratégie de mobilisation des ressources du programme pays pour garantir une pertinence continue par rapport au Plan d'action stratégique (SAP) du pays et à l'environnement des donateurs et des partenaires.
• Sous la direction du DDP, coordonner l'élaboration de propositions à soumettre aux donateurs en coordination avec les responsables du secteur et les équipes financières et opérationnelles, en garantissant la pleine participation des partenaires à la conception du programme, le cas échéant ; contribuer à l'élaboration/à la gestion du budget en coordination avec les finances par le biais d'un examen du budget pour garantir que le budget s'aligne sur l'intervention proposée et que les coûts corrects sont inclus.
• Aider le DDP à aligner les nouvelles propositions sur le plan d'action stratégique (PAS) du pays.
• Collaborer étroitement avec les équipes mondiales de développement commercial et de soutien aux programmes régionaux et aux récompenses de l'unité de gestion des récompenses de l'IRC pour garantir que les propositions répondent aux normes internes et des donateurs.
• Coordonner les communications avec les donateurs actuels, y compris la réponse aux demandes d'informations, le suivi des revenus, les modifications de contrat des donateurs ou d'autres départements de l'IRC en consultation avec le DDP et le directeur pays.
• Participer aux discussions Go/No-Go pour promouvoir des approches et une conception de programme cohérentes avec le Plan d'action stratégique (SAP) du Burundi.
• Effectuer des visites régulières sur les sites du programme, pour connaître le programme comme base pour l'élaboration éclairée de propositions et de discussions/contacts avec les donateurs.

Gestion des subventions

• Examiner et conseiller sur tous les accords de partenariat (y compris le cadre logique, le budget, les dépenses et le plan de travail) ; assurer l'examen des accords de partenariat et fournir des recommandations et des préoccupations à la haute direction et à l'équipe de soutien régionale.
• Veiller à ce que les subventions soient mises en œuvre conformément à l'IRC et aux réglementations pertinentes des donateurs, ainsi qu'à la tenue à jour des dossiers de subventions et à l'organisation de réunions régulières du cycle de projet ; coordonner les modifications apportées à tout accord ou projet (c.-à-d. prolongations, changements d'indicateurs, réalignements budgétaires), si nécessaire.
• Soutenir les équipes du programme sur les réalignements budgétaires dans les formats internes et donateurs
• Soutenir les réunions du cycle de projet (PCM) et le programme de pays dans le maintien de normes adéquates et de systèmes pertinents pour une meilleure coordination entre les différentes unités, aboutissant à une meilleure prestation de services.
• Gérer toutes les dates limites de reporting, élaborer des calendriers pour l'élaboration des rapports et coordonner la compilation et l'examen des rapports.
• Coordonner avec les donateurs la gestion des subventions, l’avancement du projet, le suivi et l’évaluation.
• Agir en tant que point focal pour les communications avec l'équipe régionale de soutien au programme (RPST) concernant les fonctions d'administration et de conformité des subventions, y compris le maintien des soumissions sur le système de suivi de gestion des opportunités en ligne de l'IRC.
• Gérer l'archivage de tous les dossiers de subventions et la mémoire institutionnelle des subventions et des programmes.
• Aider les gestionnaires financiers et de projet à surveiller les dépenses de financement restreintes, y compris l'identification en temps opportun des problèmes, par exemple les dépenses inéligibles, permettant de prendre des mesures correctives en temps opportun, telles que des modifications et des demandes de prolongation.

Visibilité et communications

• Coordonner l’élaboration d’une stratégie de communication et de visibilité ; superviser la préparation de documents tels que des brochures et des bulletins d'information.
• Aider à la coordination des visites de programmes de pays par des responsables gouvernementaux, des représentants des donateurs et d'autres visiteurs spéciaux grâce à la collaboration avec les hauts dirigeants, à la préparation de documents d'information et à la visibilité après la visite.
• Superviser l’élaboration et la rédaction du rapport annuel et assurer son achèvement et sa distribution.
• Assurer la visibilité IRC interne des programmes et des événements clés (ex. Mises à jour IRC, site Web, sites de médias sociaux, etc.).
• Renforcement des capacités
• Renforcer les capacités du personnel des subventions et des programmes dans les principes, outils et approches de gestion du cycle de projet (PCM) de l'IRC et garantir que ces nouvelles compétences sont utilisées au travail.
• Fournir une formation et une initiation au personnel du programme et aux partenaires sur les compétences de base essentielles en matière de gestion des récompenses, d'élaboration de propositions/rapports, d'exigences des donateurs et des procédures internes de l'IRC.
• Fournir une formation et un soutien au personnel du programme et aux autres membres du personnel sur la gestion efficace des fonds des donateurs afin d’en garantir la conformité.
• Participer au recrutement, à la formation et au mentorat des communications et au développement du personnel des subventions et des partenariats.
• Aider l'équipe du programme à développer et à maintenir un système de classement complet, à jour et convivial pour les récompenses et autres documents, en maintenant une piste d'audit complète et claire des propositions, des accords, des rapports des donateurs, des visites et des commentaires des donateurs, etc.

Ressources humaines

• Assurez-vous que le personnel bénéficie d’évaluations régulières de ses performances et reçoit des commentaires continus.
• Promouvoir un travail d’équipe constructif et collégial entre le personnel de programmation et le personnel de soutien opérationnel.

Exigences

• Diplôme universitaire en affaires internationales ou dans une discipline connexe ; maîtrise préférée.
• Connaissance des principales réglementations et priorités des donateurs, notamment le HCR, l'Unicef, le PNUD, la DG INTPA de l'UE, ECHO et d'autres donateurs européens.
• Compétences supérieures en rédaction et en édition en français et en anglais. Au moins 5 ans d'expérience dans la préparation de rapports et de propositions de donateurs pour le gouvernement américain, le HCR et les donateurs européens, avec une expérience dans la soumission de propositions dans le cadre d'un consortium (en tant qu'agence principale ou sous-agence).
• Compétences avérées sur Excel et les budgets : conception, compilation, réalignement des donateurs et du budget interne.
• Souci du détail, organisé et capable de gérer des demandes et des priorités urgentes concurrentes.
• Expérience démontrée en liaison avec les donateurs.
• Compétences démontrées en matière de supervision.
• Bon communicateur doté de solides compétences organisationnelles, de gestion du temps et d'analyse ; attention au détail.
• Fonctionne bien et favorise le travail d'équipe, à l'aise dans un environnement multiculturel, flexible et capable de bien gérer la pression.
• La maîtrise du français et de l'anglais, parlés et écrits, est essentielle.
• Les femmes et les nationaux qualifiés possèdent le profil et l'expérience requise sont encouragés à postuler.

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