Recrutement Assistant(e) Administratif(ve), Services de conférence, (GS5)

UNICEF travaille dans certaines parties du monde qui sont les plus difficiles, pour atteindre les enfants les plus désavantagés au monde. Pour sauver leurs vies. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel. Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, pour construire un monde meilleur pour tous.

Et nous n’abandonnons jamais.

I. Contexte organisationnel et raison d'être de l'emploi

Au Sénégal, 29 organisations des Nations Unies, avec plus de 2 000 employés déménageront dans un siège, construit et équipé par le gouvernement du Sénégal, dans la nouvelle cité administrative et diplomatique de Diamniadio, située à 40 km de Dakar. Ce complexe de bureaux de près de 60 000 m2, équivalent à la taille de 28 terrains de football, est appelé à devenir un point de repère multilatéral en Afrique de l'Ouest ; et en plus des bureaux des entités des Nations Unies au Sénégal, il accueillera les bureaux régionaux et sous-régionaux de l'ONU chargés du Sahel, de l'Afrique de l'Ouest et de l'Afrique centrale.  

Ce projet de la Maison des Nations Unies au Sénégal est entrepris dans le cadre de l'agenda de réforme du Secrétaire Général des Nations Unies, et dénommé l’Agenda d'Efficacité, car il vise à améliorer la qualité des services, mesurée par la satisfaction des clients, et à améliorer l'efficacité des opérations et des services administratifs en utilisant les principes de reconnaissance mutuelle pour créer un centre local de services partagés.  

Dans le nouveau complexe de bureaux, les entités des Nations Unies fusionneront la prestation de certains services administratifs et disposeront d'une équipe de services dédiée, basée au sein de l’UNICEF, qui fournira ces services à toutes les organisations des Nations Unies. L’équipe de service est donc appelée l'équipe UNICEF CBO (Common Back Office). 

Pour chaque enfant de l'espoir

L'équipe UNICEF CBO (Common Back Office)est responsable de la conception et, par la suite, de la fourniture de services de gestion des installations, d'administration, et d'informatique de la Maison des Nations Unies de Diamniadio. Le portefeuille de de services pourrait s'élargir au fur et à mesure que l’Agenda d'Efficacité de l'ONU se développe.  

Les attentes des Entités des Nations Unies, à la Maison des Nations Unies de Diamniadio, est que l’équipe UNICEF CBO s'efforce de satisfaire les clients dans la prestation de tous les services.

L'équipe du UNICEF CBO compte plus d’une trentaine de personnel des Nations Unies, en plus d’une équipe élargie de prestataire avoisinant 150 personnes, avec un budget annuel d'environ 8 millions de dollars.

Le poste est placé sous la supervision directe du Chargé d’Administration pour les Services & Salles de conférence (NOB).

 Comment pouvez-vous faire la différence pour UNICEF Sénégal?

Le (la) titulaire du poste apportera un appui dans la gestion et l'exploitation des installations de conférence de la Maison des Nations Unies à Diamniadio, y compris l'aménagement et l'organisation des salles de conférence pour répondre aux besoins de différents événements, réunions et conférences. Il ou elle collaborera avec le personnel approprié pour assurer la fourniture de l'équipement et du matériel requis pour les conférences.

II. Fonctions principales, responsabilités et tâches/tâches connexes :

Sous la supervision directe du Chargé (e) d’Administration pour les Services & salles de conférence, le (la) titulaire du poste est responsable des taches suivantes :

• Gestion des services et salles de conférence
• Soutien aux événements
• Tâches administratives
• Communication et coordination
• Support Général
• Assurance qualité

Gestion des salles de conférence :

• Assurer les prestations des services de conférence des Entités du Système des Nation Unies dans la Maison des Nations Uniesainsi que pour les partenaires.
• Gérer l'exploitation des salles de conférence au sein de la Maison des Nations Unies.
• Assurer la bonne configuration et l'organisation des salles de conférence en fonction des exigences des divers événements, réunions et conférences.
• Assurer la coordination avec le personnel concerné pour s'assurer que tous les services, l'équipement et le matériel nécessairessont disponibles pour les conférences.

Soutien aux Evénements:

•  Fournir un soutien lors des conférences, réunions et autres événements organisés à la Maison des Nations Unies.
• Aider les participants à s'inscrire, à trouver des sièges et à répondre à toute autre exigence logistique.
•  Faciliter la résolution des problèmes techniques liés à l'équipement audiovisuel et fournir de l'aide au besoin.

Tâches Administratives:

• Tenir des registres précis des réservations de salles de conférence, de l'inventaire de l'équipement et des documents administratifs connexes.
• Aider à la préparation de rapports, de correspondance et d'autres documents nécessaires de gestion des services et des salles.
• Traiter les demandes de renseignements et la correspondance de routine liés aux installations et aux événements de conférence.

Communication et Coordination:

• Assurer la liaison avec les services internes et les partenaires externes pour coordonner la logistique des conférences et des
• événements.
• Communiquer efficacement avec les organisateurs d'événements, les participants et le personnel de soutien pour assurer le bon
• déroulement des opérations.
• Collaborer avec les parties prenantes concernées pour répondre à toute préoccupation ou problème lié aux salles et aux services
• de conférence.

Support Général:

• Fournir un soutien technique de base pour l'équipement audiovisuel, les systèmes de téléconférence et d'autres technologies de
•  conférence.
• Assurer la coordination avec le personnel informatique pour résoudre les problèmes techniques et assurer le bon fonctionnement
• de l'équipement de conférence.

Assurance Qualité:

•  S'assurer que les salles de conférence et l'équipement sont maintenus dans un état propre, ordonné et fonctionnel.
• Effectuer des inspections régulières des installations de conférence afin d'identifier tout besoin d'entretien ou de réparation.
• Mettre en œuvre des mesures d'assurance de la qualité pour améliorer l'expérience globale des participants à la conférence.

III.      Impact des Résultats

Les principaux résultats ont un impact sur l'efficacité globale de la fourniture de services dans la Maison des Nations Unies de Diamniadio, y compris l'amélioration des services à la clientèle.

Pour être considéré comme un défenseur de chaque enfant, vous  devrez justifier des qualifications suivantes :

Éducation:         

Un diplôme d'études secondaires est requis, complété de préférence par une certification supplémentaire, des cours techniques ou universitaires liés au domaine de travail tels que l'administration des affaires, la gestion des conférences, la gestion évènementielle, la gestion hôtelière, etc. est souhaitable. 

Expérience:       

• Minimum de trois ans d'expérience professionnelle pertinente dans la gestion de conférences, le soutien à des événements ou
•  des rôles administratifs.
• Solides compétences organisationnelles avec la capacité d'effectuer plusieurs tâches à la fois et de hiérarchiser efficacement les
• tâches.
•  Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles, avec la capacité d'interagir professionnellement
• avec un large éventail d'intervenants.
• Maîtrise avérée de l'utilisation de logiciels de bureautique et familiarité avec l'équipement audiovisuel et la technologie de
• conférence.
• Capacité à travailler de manière autonome avec un minimum de supervision et au sein d'une équipe dans un environnement en
• évolution rapide.

Exigences linguistiques :

La maîtrise du français est exigée ; la maîtrise de l'anglais est souhaitable. La connaissance d'une langue locale est un atout.

Valeurs et compétences de l'UNICEF Requis 

Pour chaque enfant, vous devrez démontrer les:

Valeurs de l’UNICEF    

• Bienveillance
• Respect
• Intégrité
• Confiance
• Responsabilité
• Durabilité

Compétences de base (pour le personnel n'ayant pas de responsabilités de supervision) *

• Cultiver la conscience de soi et démontrer un sens de l’éthique (1)
• Travailler de façon Collaborative (1)
• Établir et entretenir des partenariats (1)
• Innover et épouser le changement (1)
• Pense et agit de manière stratégique (1)
• S’atteler à obtenir des résultats tangibles (1)
•  Gérer l’ambiguïté et la complexité (1)

*Les 7 compétences de base s'appliquent à tous les employés. Toutefois, la compétence Nourrir, diriger et gérer des personnes ne s'applique qu'aux membres du personnel qui supervisent d'autres personnes.

VI. Compétences

• Professionnalisme : Faire preuve de courtoisie et de respect dans toutes les interactions.
• Souci du client : S'efforce de répondre aux attentes des clients ou de les dépasser en leur fournissant une assistance rapide et
•              précise.
• Esprit d'équipe : Travailler en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs de l'organisation.
• Adaptabilité : S'adapte à l'évolution des priorités et des environnements avec souplesse et résilience.
• Intégrité : Respecter les normes éthiques les plus élevées et préserver la confidentialité au besoin.

NB: UNICEF s’engage à promouvoir la diversité et l'inclusion au sein de son personnel, et encourage tous les candidats sans distinction de sexe, de religion et d'origine ethnique, y compris les personnes handicapées, à postuler pour faire partie de l'organisation.

Nous offrons une large gamme d'avantages à notre personnel, notamment un congé parental payé, des pauses d'allaitement et des aménagements raisonnables pour les personnes handicapées. L'UNICEF encourage fortement l'utilisation d'arrangements de travail flexibles.

L’UNICEF applique la politique de tolérance zéro à l’égard toute conduite jugée incompatible avec son mandat et avec les normes de conduite des fonctionnaires des Nations Unies, notamment l’abus ou l’exploitation sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination. L'UNICEF s'engage à promouvoir la protection et la sauvegarde de tous les enfants. Tout candidat considéré pour un recrutement fera l’objet d’une vérification rigoureuse des références et des antécédents et devra adhérer à ces normes et principes. La vérification des antécédents comprendra la vérification des diplômes universitaires et de l’historique de carrière. Les candidats sélectionnés peuvent être tenus de fournir des informations supplémentaires pour effectuer cette vérification.

Les recrutements à l'UNICEF sont soumis à une autorisation médicale. Ils peuvent également être soumises à des exigences d'inoculation (vaccination), y compris contre le SRAS-CoV-2 (Covid). Les employés du gouvernement qui sont considérés pour un emploi avec l'UNICEF sont normalement tenus de démissionner de leur gouvernement avant de prendre une affectation avec l'UNICEF. L'UNICEF se réserve le droit de retirer une offre de nomination, sans compensation, si une autorisation médicale n'est pas obtenue, ou si les conditions de vaccination nécessaires ne sont pas remplies, dans un délai raisonnable pour quelque raison que ce soit.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à l'étape suivante du processus de sélection.

L'UNICEF et d'autres agences des Nations Unies déménageront dans la nouvelle Maison des Nations Unies, actuellement en construction à Diamniadio, à 30 kilomètres du centre de Dakar.