ADJOINT DU BSG (EFM) (COMMIS ADMINISTRATIF)

À propos

Numéro d'annonce : Nouakchott-2023-025

Agence de recrutement : Ambassade Nouakchott

Titre du poste : Adjoint du BSG (EFM) (Commis administratif)

Période d'ouverture : 08/05/2023 - 28/06/2024

Fuseau horaire du poste vacant : GMT_ FP-0105 8

Série/Niveau : Non spécifié           

Salaire: À temps plein –

Horaire de travail: FP-8

Lieu(x) de service : 1 poste vacant dans Nouakchott, MR

Admissible au télétravail : Non

Pour plus d'informations: Section RH_ 4525-2660_ NouakchottHR@state.gov

Aperçu

Parcours d'embauche : Ouvert au public

Qui peut postuler/Clarifications de l’agence : Pour USEFM - FSN 6 est FP 8. Salaire FP réel déterminé par Washington DC

Une seule catégorie ouverte devrait rester : Membres de la famille éligibles aux citoyens américains (USEFM) - Toutes les agences

Autorisation de sécurité requise : Autorisation secrète/confidentielle_ Appt à terme, NTE 4 ans

Type de rendez-vous : Certainement à ne pas dépasser 4 ans

Détails du type de rendez-vous : Nous vous encourageons à lire et à comprendre les huit (8) qualités des employés à l'étranger avant de postuler.

Déclaration marketing : L'horaire de travail pour ce poste est le suivant : Temps plein – 40 heures par semaine

Résumé:

Date de début : Le candidat doit être en mesure de commencer à travailler dans un délai raisonnable (2 semaines) après la réception de l'autorisation de l'agence et/ou des autorisations/certifications, sinon sa candidature pourrait prendre fin.

Poste de supervision : Non

Frais de déménagement remboursés : Non

Déplacement requis : Non requis

Devoirs

Servir de point de contact principal du GSO concernant l'état des bons de travail d'expédition, de douane et de logement pour les employés américains embauchés directement par les agences abonnées aux centres de coûts ICASS pour ces services, notamment en agissant comme agent de liaison entre les clients et les sections de logement et d'expédition et de douane du GSO pour assurer le travail, les commandes et les missions sont traitées de manière rapide et efficace. Cette personne sera le seul point d'arrêt pour toutes les demandes de renseignements du BSG et servira de détenteur de la petite caisse de la section.

1. Expédition : 30 % DU TEMPS

Suit l'état de toutes les missions d'expédition et de douane, y compris les expéditions d'effets personnels entrants et sortants, les expéditions officielles entrantes de l'ambassade, l'importation et l'exportation de POV, l'importation d'OFV, l'émission et le retour de plaques d'immatriculation diplomatiques, les tiers, délivrance du véhicule et dédouanement associé. Cela comprendra la maintenance des feuilles de calcul, des fichiers, du site de point de partage et d'autres outils organisationnels pour garantir que les missions sont traitées conformément aux normes de service uniformes de l'ICASS, et la communication des problèmes de service client et des performances les concernant au GSO de supervision, au GSO adjoint et /ou superviseur des expéditions. Nécessite une communication fréquente avec le personnel des voyages et de la gestion du Département d'État des transports, le personnel de l'agence d'expédition des États-Unis, les sous-traitants d'expédition IGBL et DPS et le personnel d'expédition et des douanes du GSO. Cette personne sera chargée de demander et de conserver des copies des carnets et des identifications constancia (identifications émises localement) et de les distribuer au bon membre de l'équipe d'expédition pour faciliter le processus de dédouanement des expéditions.

1. Service client : 45 % DU TEMPS

Développe et maintient un plan de communication du service client qui identifie la fréquence à laquelle nous fournissons aux clients des mises à jour sur les problèmes de logement, les expéditions et les plaques d'immatriculation des véhicules. Le titulaire du poste sera responsable de communiquer ces mises à jour aux clients et de fournir les documents appropriés nécessaires pour démarrer ou terminer le processus d'expédition. Aide à maintenir à jour les procédures opérationnelles standard pour les sections. En outre, tient à jour les registres de l'assurance responsabilité civile que les agents ont sur les véhicules privés et que la mission a sur les véhicules officiels. Le titulaire contactera de manière proactive les clients lorsque leur assurance est sur le point d’expirer et obtiendra des informations mises à jour sur les politiques des clients.

1. Initiative de communication du bureau, d'événements et de gestion collaborative : 10 % DU TEMPS

Filtre les visiteurs et les appels téléphoniques, répond aux demandes de renseignements de routine et achemine ceux qui nécessitent une attention particulière au BSG ou à la sous-section appropriée du BSG. S'assure que les sites de points de partage de nos sections restent à jour. Le titulaire doit suggérer quels éléments devraient être ajoutés au site de point de partage.

1. Gestion des factures et du matériel : 15 % DU TEMPS

Gérer toutes les factures entrantes pour la section GSO pour la vérification des paiements et rediriger les factures. Une fois les factures reçues, elles doivent être enregistrées dans un système de gestion accessible à l'équipe. Ces factures doivent être distribuées à la partie responsable et le titulaire doit assurer un suivi pour s'assurer que les factures sont rapidement traitées et renvoyées à l'équipe de gestion financière.

Cette personne sera responsable du maintien et de la gestion des frais perçus aux fins de l’immatriculation des voitures. Cela nécessitera des informations à jour à tout moment. Inclure la mise à jour des documents, la coordination étroite avec l'équipe des douanes sur les montants exacts pour chaque enregistrement, la demande de paiements aux agents et la gestion du système de paiement avec l'équipe. Cette personne restera responsable de l'argent reçu dans la section des manières liées à l'automobile.

Développer et maintenir un système de gestion des stocks pour les clés reçues des véhicules personnels, des caméras et de la voiturette de golf de la section.

1. Gestion du temps et des présences :

Agir à titre de commis suppléant au temps et aux présences auprès de l'adjoint administratif du BSG.

Qualifications et évaluations

Exigences:

Expérience : Au moins deux années d'expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans le domaine du support client, des relations clients , de la gestion de l'information, de l'administration, de la gestion de bureau ou dans un domaine connexe.

Exigences de formation : Un diplôme d'études secondaires est requis.

Évaluations : Langue : Niveau 3 – Bonnes connaissances pratiques ; parler, lire et écrire. Les compétences linguistiques peuvent être testées.

ÉGALITÉ DES CHANCES D'EMPLOI (EEO) :   La mission américaine offre des chances égales et un traitement juste et équitable en matière d'emploi à toutes les personnes sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d'origine nationale, d'âge, de handicap, d'affiliation politique, d'état civil ou d'orientation sexuelle.

Qualifications: Tous les candidats considérés devront passer des certifications médicales et de sécurité.

Avantages et autres informations

Avantages:

Avantages de l'agence :

Le personnel employé localement, y compris les membres du ménage (MOH) et les ressortissants de pays tiers (TCN), travaillant à la mission américaine à Nouakchott, en Mauritanie, peut recevoir une indemnisation pouvant inclure des avantages en matière de santé, de séparation et autres.

Pour les EFM, les avantages doivent être discutés avec le bureau des ressources humaines.

Le plan salarial est attribué au moment de la lettre d'offre conditionnelle par le service RH.

Les autres informations: Pour connaître les exigences actuelles liées au COVID-19, veuillez visiter le lien suivant .

PROCESSUS DE SÉLECTION DES PRÉFÉRENCES D'EMBAUCHE :

Les candidats appartenant aux catégories de préférences d'embauche suivantes se voient accorder une préférence d'embauche dans l'ordre indiqué ci-dessous. Il est donc essentiel que ces candidats décrivent avec précision leur statut sur la demande. Dans le cas contraire, il pourrait être déterminé que le candidat n'est pas éligible à une préférence d'embauche.

ORDRE DE PRÉFÉRENCE D'EMBAUCHE :

1. AEFM / USEFM qui est un vétéran américain éligible à la préférence*
2. AEFM / USEFM
3. FS en CNP et CS avec droits de réemploi **

* IMPORTANT : Les candidats qui revendiquent le statut de vétéran américain éligible à la préférence doivent soumettre une copie de leur plus récent DD-214 (« Certificat de libération ou de décharge du service actif »), lettre des Anciens Combattants qui indique l'existence actuelle d'un handicap lié au service datant de moins de six mois, documentation ou certification équivalente. Une « certification » est tout document écrit des forces armées qui certifie que le militaire est censé être démobilisé ou libéré du service actif dans les forces armées dans des conditions honorables dans les 120 jours suivant la soumission de la certification par le demandeur. La lettre de certification doit être rédigée sur papier à en-tête de la branche militaire appropriée du service et contenir (1) les dates du service militaire, y compris la date prévue de libération ou de libération ; et (2) la nature du service. Une documentation acceptable doit être soumise pour que la préférence soit accordée. 

** Ce niveau de préférence s'applique à tous les employés du service extérieur en CNP et CS ayant des droits de réemploi dans leur agence ou bureau.

Pour plus d'informations (c'est-à-dire qu'est-ce qu'un EFM, une USEFM, une AEFM, un MOH, etc. ?) et pour des considérations supplémentaires en matière d'emploi, veuillez visiter le lien suivant .

Comment s'inscrire ?

Comment s'inscrire:

Tous les candidats doivent être en mesure d'obtenir et de détenir une autorisation de la confiance publique. 

Pour postuler à ce poste, cliquez sur le bouton « Soumettre votre candidature ». Pour plus d’informations sur la façon de postuler, visitez le site Internet de la

Mission. https://mr.usembassy.gov/

Documents requis:

Pour vous qualifier sur la base de vos études, vous DEVEZ soumettre le diplôme demandé et/ou les relevés de notes comme vérification des exigences en matière de formation avant la date de clôture de cette annonce. Le fait de ne pas fournir les informations demandées, ou les informations sont insuffisantes pour vérifier l’éligibilité, peut entraîner la disqualification pour ce poste.

Candidats membres de la famille éligibles :

• Copie des ordonnances/notifications de cession du parrain (ou équivalent)
• Copie du passeport
• DD-214 – Copie du membre 4, lettre des Anciens Combattants ou autre pièce justificative (le cas échéant)
• SF-50 (le cas échéant) )

Diplôme d'études secondaires

Prochaines étapes:

Les candidats invités à passer un test de langue ou de compétences, ou sélectionnés pour un entretien, seront contactés par e-mail. 

Pour plus d'informations - la description complète du poste énumérant toutes les tâches, responsabilités, qualifications requises, etc. peut être obtenue en contactant le Bureau des ressources humaines.

Merci pour votre candidature et votre intérêt à travailler à la mission américaine à Nouakchott, en Mauritanie.